Bedrijfsprocessen automatiseren zonder uw systemen te vervangen.
Bedrijfsprocessen automatiseren met AI betekent dat terugkerende stappen in uw werk door software worden uitgevoerd in plaats van door mensen: facturen inboeken, aanvragen doorzetten, gegevens overtypen tussen systemen, standaardantwoorden versturen. NEXTRIQ meet eerst waar tijd weglekt, automatiseert daarna één proces tegelijk en koppelt dat aan wat u al gebruikt: Exact, AFAS, Outlook of uw CRM.
Geen groot transformatieproject van een jaar. Eén proces, meetbaar resultaat, daarna pas het volgende.
Waar het misgaat
Uw systemen praten niet met elkaar. Uw mensen zijn de koppeling.
De meeste bedrijven hebben geen softwareprobleem maar een overdrachtprobleem. Tussen webshop en boekhouding, tussen offerte en planning, tussen mailbox en CRM zit telkens iemand die gegevens overneemt. Dat werk is onzichtbaar, kost structureel uren en is precies waar fouten ontstaan.
Overtypwerk tussen systemen
Dezelfde gegevens worden twee of drie keer ingevoerd, omdat er geen koppeling is tussen de pakketten die u gebruikt.
Fouten die laat opvallen
Een verkeerd overgenomen bedrag of adres komt pas boven water bij de facturatie of bij een klacht van de klant.
Kennis in hoofden
Hoe een proces precies loopt zit bij één of twee mensen. Bij ziekte, drukte of vertrek staat het stil.
Welke processen
Wat u met AI kunt automatiseren.
Vrijwel elk proces met een herhaalbare, datagedreven workflow leent zich voor automatisering. Dit zijn de processen waar wij in het Nederlandse MKB het vaakst het snelste resultaat zien.
Factuur- en documentverwerking
Inkomende facturen, bonnen en contracten worden uitgelezen, gecontroleerd en in uw boekhouding of ERP gezet. Twijfelgevallen gaan naar een mens.
Leadopvolging en kwalificatie
Nieuwe aanvragen worden verrijkt, gescoord en doorgezet naar de juiste persoon in uw CRM, met een voorstel voor de eerste reactie.
Eerste-lijns klantenservice
Terugkerende vragen worden beantwoord op basis van uw eigen documentatie. Complexe of emotionele gesprekken escaleren direct naar uw team.
Offertes en rapportages
Terugkerende documenten worden opgesteld uit uw eigen data en huisstijl, klaar voor controle in plaats van vanaf nul.
Data-analyse en managementinformatie
Cijfers uit losse systemen worden samengevoegd tot één actueel beeld, met signalering wanneer iets afwijkt.
Order- en voorraadstromen
Orders, pakbonnen en voorraadmutaties lopen automatisch door tussen webshop, ERP en leverancier.
Staat uw proces er niet bij? Dat zegt weinig, de meeste trajecten beginnen bij iets wat specifiek is voor één bedrijf. In de AI Intelligence Scan bepalen wij samen welk proces bij u het meeste oplevert.
Uit de praktijk
Drie voorbeelden uit het mkb.
Zo ziet bedrijfsprocessen automatiseren met AI eruit in een gewoon bedrijf: hoe het werk nu loopt, wat de automatisering overneemt en wat bij uw mensen blijft.
Webshop met zakelijke klanten
Orders van webshop en e-mail naar Moneybird
Vóór
Consumentenorders komen uit de webshop, zakelijke klanten bestellen per e-mail of via een PDF-bestelformulier. De binnendienst zet elke order handmatig in Moneybird, maakt de factuur aan en mailt de pakbon vanuit Outlook naar het magazijn.
Ná
Elke order wordt gelezen, gecontroleerd op klantgegevens en voorraad en als conceptfactuur in Moneybird gezet. De pakbon gaat automatisch naar het magazijn. Een onbekende klant, een afwijkende prijsafspraak of een artikel dat niet op voorraad is, gaat naar de binnendienst.
Wat een mens blijft doen
De binnendienst keurt de uitzonderingen goed, maakt prijsafspraken en belt de klant bij een levertijdprobleem.
Adviesbureau
Van uren naar factuur in Exact Online
Vóór
Aan het einde van de maand worden de uren uit de planning en de urenregistratie overgetypt naar facturen in Exact Online. Een medewerker controleert projectcodes en tarieven, verstuurt de facturen per Outlook en houdt in een spreadsheet bij wie nog moet betalen.
Ná
De uren per project worden verzameld, gecontroleerd op ontbrekende projectcodes en als conceptfactuur in Exact Online klaargezet. Na goedkeuring gaan de facturen automatisch de deur uit en bij openstaande posten volgt een herinnering via Outlook. Urenstaten met afwijkingen en klanten met een betalingsregeling gaan naar de projectleider.
Wat een mens blijft doen
De projectleider keurt de conceptfacturen goed en voert zelf het gesprek als een klant niet betaalt of de factuur betwist.
Dienstverlener met gedeelde mailbox
De info@-mailbox sorteren en beantwoorden
Vóór
Alles komt binnen op één gedeeld Outlook-adres: factuurvragen, offerteaanvragen, storingen en nieuwsbrieven. Een medewerker leest elke mail, stuurt hem door naar de juiste collega en beantwoordt de standaardvragen zelf, tussen het andere werk door.
Ná
Elke mail wordt ingedeeld op type en met een korte samenvatting doorgezet naar de juiste persoon. Voor factuurvragen wordt de status opgezocht in Moneybird of Exact en staat een conceptantwoord klaar. Storingen en klachten gaan als eerste naar de verantwoordelijke, met de hele mailwisseling erbij.
Wat een mens blijft doen
De medewerker controleert en verstuurt de conceptantwoorden en handelt storingen, klachten en offerteaanvragen zelf af.
In elk voorbeeld blijft de bestaande software staan; de automatisering praat ermee via een API-koppeling. Welk proces bij u het meeste oplevert, bepalen wij in de AI Intelligence Scan. U ontvangt een vaste prijs na een gratis gesprek.
Aanpak
Hoe wij processen automatiseren.
AI-projecten stranden zelden op de techniek. Ze stranden op een te brede scope, ontbrekende meetbaarheid en geen mens in de lus. Daarom werken wij in deze volgorde.
Procesanalyse
Wij brengen uw processen in kaart en meten waar tijd en geld weglekken: doorlooptijden, handmatige stappen, overtypwerk en fouten. Dit gebeurt in de AI Intelligence Scan.
Use case selectie
Niet alles tegelijk. Wij kiezen samen het proces met de beste verhouding tussen opbrengst en risico, en leggen vooraf vast wat succes betekent in uren of euro's.
Bouwen en koppelen
Wij bouwen de automatisering en koppelen hem aan uw bestaande systemen via hun API's. Uw software hoeft niet vervangen te worden.
Mens in de lus
Uitzonderingen gaan naar een medewerker in plaats van dat ze fout doorlopen. U houdt de controle, de automatisering doet het repeterende werk.
Meten en opschalen
Wij meten het resultaat tegen de nulmeting uit stap 01. Pas als het proces bewezen werkt, breiden we uit naar het volgende.
RPA of AI
Het verschil tussen klassieke automatisering en AI.
Klassieke automatisering (RPA)
Volgt een vast script: klikken, velden invullen, bestanden verplaatsen. Snel en betrouwbaar zolang het proces exact hetzelfde loopt. Wijkt er iets af, dan stopt het.
- Vaste, voorspelbare stappen
- Gestructureerde data
- Geen interpretatie nodig
AI-automatisering
Leest ongestructureerde documenten, interpreteert context en neemt een beslissing ook wanneer de situatie niet vooraf is vastgelegd. Escaleert naar een mens wanneer de zekerheid te laag is.
- Uitzonderingen en randgevallen
- E-mail, PDF's en vrije tekst
- Beslissing met onderbouwing
In de praktijk combineren wij beide: RPA voor de stabiele stappen, AI voor het oordeel daartussen. Waar de automatisering zelfstandig taken uitvoert en beslissingen neemt, spreken we van AI-agents.
Veelgestelde vragen